Introduction

 

Votre entreprise désire passer à la vitesse supérieure en implantant un nouveau logiciel de gestion? Vous avez pris la bonne décision, cependant une implantation de logiciel peut s'avérer plus difficile qu'il n'y paraît. Pour implanter un nouveau logiciel, il n'existe pas de recette magique. Il vous faut une bonne dose d'audace, une équipe qui vous soutient, beaucoup d'énergie et une vision d'avenir. Voici donc neuf (9) conseils pour vous aider à réussir votre projet d'implantation

 

1) Choisissez le bon produit

Si vous désirez installer un nouveau logiciel de gestion afin d'améliorer les processus de votre entreprise, vous devrez d'abord sélectionner le « bon » logiciel. Un logiciel convivial et bien adapté aux besoins de votre entreprise sera plus facile à implanter, déclenchera de saines habitudes de gestion et sera adopté plus rapidement par toute l'équipe de gestion.

 

2) Fixez les objectifs

Vous avez le bon produit. Alors, la prochaine étape consiste à vous fixer des objectifs clairs et réalisables en fonction de vos ressources et de vos aspirations. Il ne suffit pas d'informatiser vos processus actuels, mais d'installer un système qui propulsera votre entreprise pour les années à venir. Les meilleurs logiciels permettent de bien structurer les entreprises autour des « meilleures pratiques d'affaires. » Soyez donc ouverts aux changements et profitez-en pour installer de saines habitudes de gestion. Pour chaque département, déterminez des objectifs réalisables avec le personnel en place en tenant compte des ressources disponibles et de vos objectifs globaux d'entreprise. En faisant participer les employés aux discussions, vous obtiendrez plus facilement l'adhésion au projet et chaque département pourra mieux comprendre le changement qui s'en vient.

 

3) Planifiez

Planifier, c'est le secret de la réussite! Établissez un plan d'implantation que vous maintiendrez et réviserez, si nécessaire, durant tout le projet. Vous pourrez ainsi bien mesurer la progression des travaux. Pour faciliter l'implantation, segmentez celle-ci en plusieurs petites étapes. Elles seront plus rapidement franchies et vous encouragerez votre personnel avec des gains facilement mesurables tout au long de la progression vers votre résultat final. Prévoyez une installation durant les périodes moins achalandées; utilisez s'il le faut de la main-d'œuvre occasionnelle pour éviter de surcharger votre personnel. Fixez des délais réalistes et, au besoin, n'hésitez pas à réviser vos plans. Plusieurs impondérables peuvent survenir lors d'une implantation et il vous faudra faire preuve d'ouverture pour vous ajuster rapidement aux imprévus. Il faut parfois plusieurs mois, voire plusieurs années, avant qu'un système ne donne son plein rendement. La courbe d'apprentissage des utilisateurs, la mise en place de nouveaux processus, la maîtrise des nouvelles technologies demeurent quelques facteurs à considérer. Donnez-vous le temps nécessaire pour opérer ces changements bénéfiques pour l'entreprise, sans pour autant étirer l'implantation indûment. Un changement bien orchestré produit un climat propice à une implantation courte et réussie.

 

4) Communiquez

Un nouveau logiciel de gestion ne s'implante jamais sans effort. Vous aurez besoin de la coopération de toute votre équipe. Pour obtenir cette coopération, vous devrez communiquer efficacement vos intentions afin de provoquer le désir de changement dans l'entreprise. Les employés s'investiront davantage s'ils comprennent bien les objectifs d'amélioration des processus et d'augmentation de productivité. Ayez un plan de communication tout au long de l'implantation, vous montrerez par cela l'implication de la direction dans la réussite du projet

 

5) Déléguez

Nommez un chef de projet qui sera dégagé de la plupart de ses autres fonctions afin de mieux se concentrer sur ce changement important. Il pourra bien évaluer les priorités et pourra également veiller à faciliter l'introduction de nouvelles technologies dans l'entreprise. Le chef de projet sera idéalement quelqu'un de l'interne qui connaît bien les processus actuels de l'entreprise et qui adhère déjà au projet. Capable de communiquer clairement ses idées, il devra également composer avec tous les membres de votre équipe : ses qualités de communicateur et de leader lui serviront bien.

 

6) Appuyez le projet

Les dirigeants de l'entreprise devront appuyer ouvertement le projet et s'assurer de la bonne gestion du projet pour en assurer la réussite. Il est impératif que les dirigeants soutiennent tous les acteurs et soient eux-mêmes des agents de changement. Ils devront s'impliquer activement dans le projet.

 

7) Gardez le cap

Un projet d'implantation change beaucoup les processus d'une entreprise et la très grande majorité des employés sont touchés. Il faut prévoir que, dans la foulée d'un tel projet, une augmentation de la productivité et un changement des processus peuvent parfois résulter en restructuration. Ces changements doivent être observés dans une optique plus générale de l'entreprise qui devient plus productive, plus efficace et plus rentable. À moyen terme, cela provoque une croissance de l'entreprise et sécurise les autres emplois. Après l'implantation d'un système de gestion bien adapté, il n'est pas rare de voir une entreprise doubler, même tripler son chiffre d'affaires et embaucher plusieurs nouveaux travailleurs. Conservez le cap sur vos objectifs de départ, ils vous guideront tout au long du processus.

 

Michel Boisvert, B. Sc.

Michel Boisvert est président de Ipso Technologies et possède une expertise de plus de 20 années en implantation de systèmes informatiques.

 

Pour consulter son site web:  ipso.biz