Cégep Heritage College

Description du poste

NUMÉRO DE CONCOURS
C23-24-SS-23

POSTE
Technicien(ne) en administration

DÉPARTEMENT
Approvisionnement et Services financiers

SUPÉRIEUR IMMÉDIAT
Patrick Sullivan

PRÉDÉCESSEUR
Nouveau poste

EMPLACEMENT
325, boul. de la Cité-des-Jeunes, Gatineau (Québec) J8Y 6T3

TYPE D'EMPLOI
Régulier à temps complet

HORAIRE DE TRAVAIL
35 heures par semaine
Du lundi au vendredi de 8 h à 16 h

ÉCHELLE SALARIALE
De 24,21 à 32,32 par année.

SOMMAIRE
Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à exercer des fonctions techniques reliées à la gestion des approvisionnements et des ressources financières. Dans le cadre de son travail, le (la) Technicien(ne) en administration exécute diverses tâches administratives de niveau technique pour le compte des responsables de l'administration générale. Il (elle) recueille, analyse et prépare des données ou des renseignements afin d’établir les exigences en matière de budgets et de rapporta financiers.

Exigences

TÂCHES
Le (la) Technicien(ne) en administration est appelé(e) à travailler dans les domaines suivants:

1. Comptabilité C.A.R. / C.A.P.
2. Approvisionnement
3. Classification et organisation
4. Commis du bureau
5. Autre tâches annexes

Comptabilité

• Calcule la répartition des montants des contrats;
• Prépare les écritures de journal pour enregistrer les comptes clients et les comptes fournisseurs;
• Prépare les factures pour des dépenses spécifiques avec les documents justificatifs;
• Aide à la réconciliation avec les comptes du bilan;
• Assister avec la coordination des comptes de la formation pour gérer les comptes clients des projets d'Emploi Québec;
• Assurer la facturation des activités de crédit et de non-crédit;
• Rapprocher les comptes clients du MEES avec l'aide du directeur des services financiers;
• Détermination des créances irrécouvrables et de la provision pour créances douteuses.

Approvisionnement

• Effectue les acquisitions conformément aux procédures, pratiques et règlements de l'établissement;
• Sollicite des devis concurrentiels pour les produits et les services;
• Traite les demandes d'achat résultant de demandes opérationnelles ou d'investissement;
• Convertit les demandes en bons de commande et les envoie au fournisseur;
• Assurer un suivi proactif des bons de commande en cours avec les fournisseurs et informer le demandeur de tout changement et de tout retard de livraison.

Classement et organisation

• Remplir les formulaires/documents administratifs;
• Gérer et mettre à jour toutes les informations concernant les clients et les différents types de contrats;
• Contrôler l'ancienneté des créances et assurer le suivi avec les clients si nécessaire;
• Fournir des rapports au directeur des services financiers;
• Rapports mensuels pour les achats en ligne effectués par carte de crédit;
• Tenir à jour le catalogue des fournisseurs;
• Maintien de l'organisation de la boîte aux lettres électronique des perspectives d'achat;
• Tenir à jour le registre des actifs.

Travail administratif

• Communiquer avec le personnel/les étudiants/les clients lorsque c'est nécessaire, par exemple lorsqu'il manque des informations dans leurs dossiers.

Autres

• Remplacer le technicien A/P en cas de besoin;
• Soutenir le personnel et les étudiants du service d'assistance de première ligne P&F;
• Peut être appelé à faire toutes autres tâches connexes.

Profil recherché

QUALIFICATIONS MINIMALES:

• Détenir au minimum un diplôme d’études collégiales en comptabilité ou dans une spécialité appropriée, ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
• Doit être bilingue français et anglais (oral, écrit et compréhension).
• Une expérience avec des outils financiers informatisés ou des logiciels de comptabilité est obligatoire.
• Une bonne connaissance de Microsoft Office est exigée.

AUTRES QUALIFICATIONS:

• Doit posséder d’excellentes habiletés en communication, en organisation et en relations interpersonnelles.
• Doit posséder d’excellentes compétences analytiques et en résolution de problèmes.
• Doit être rapide, dynamique, faire preuve de créativité et avoir le souci du détail.
• Doit être en mesure de travailler de façon indépendante avec un minimum de supervision, et de bien travailler en équipe.
• Doit savoir faire preuve d’ingéniosité et être capable d'exercer un bon jugement.
• Doit être capable de travailler efficacement dans le respect des échéanciers et de produire des résultats exacts.
• Doit faire preuve de flexibilité et posséder une grande capacité d’adaptation.
• Doit avoir d’excellentes aptitudes en service à la clientèle.
• Doit avoir une forte éthique de travail et faire preuve de discrétion.
• Une expérience avec Clara Finance sera considérée comme un atout.

Conditions de travail

Les personnes intéressées sont priées de faire parvenir en ligne leur curriculum vitae et une lettre de présentation en se rendant à la page des carrières du site web du collège à l’adresse http://www.cegep-heritage.qc.ca/manitou/.

Au-dessus de l'affichage, cliquez sur "Postuler". Vous pourrez créer votre compte et télécharger votre CV et votre lettre de présentation.

Veuillez noter que seules les demandes en ligne seront prises en considération.

Les candidat(e)s seront tenu(e)s de se soumettre à des tests de sélection. Seul(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s pour une entrevue seront contacté(e)s.

Le Cégep Heritage College souscrit à l’égalité en emploi pour les personnes visées par la loi et encourage les femmes, les autochtones, les minorités visibles et ethniques ainsi que les personnes ayant un handicap à présenter leur candidature.