Cégep Heritage College

Description du poste

Le Cégep Heritage College est situé à Gatineau, au Québec, à côté du parc de la Gatineau, dans la région de la capitale nationale. Seul collège public de langue anglaise sans frais de scolarité de la région, il offre un enseignement innovant et personnalisé dans 19 programmes d’études professionnelles, préuniversitaires et de formation continue dans ses installations modernes et à la pointe de la technologie. Le Cégep Heritage College est une institution multiculturelle dynamique dont le personnel dédié dessert plus de 1 200 étudiant(e)s. Il propose des programmes éducatifs qui favorisent une interaction extraordinaire entre élèves et corps professoral, le leadership et l'esprit d'entreprise des élèves, le dialogue et l'engagement interculturels et l'athlétisme de haut calibre.

POSTE
Le Cégep Heritage College est actuellement à la recherche d’un(e) Coordonnateur(trice) de l’approvisionnement et des services financiers à temps complet.

MANDAT
Relevant du (de la) Directeur(trice) des services financiers, le (la) titulaire de ce poste veille à la bonne gestion de l’Approvisionnement et du département des Services financiers, en plus de s’assurer que les activités de gestion des contrats sont effectuées conformément aux différents cadres législatifs, réglementaires et procéduraux en vigueur. Il (elle) assume les fonctions de gestion (organisation, direction, contrôle, évaluation) requises pour le bon fonctionnement des activités placées sous sa responsabilité. Il (elle) contribue à l’élaboration des politiques, des procédures, du plan de travail et de développement, et du budget pour toutes les activités placées sous sa responsabilité. Il (elle) conseille la direction et l’ensemble du personnel en matière de gestion des contrats, et il (elle) surveille les développements et la réglementation s’appliquant à son domaine d’expertise.

ÉCHELLE SALARIALE:
La rémunération et les conditions de travail sont celles prévues par le Règlement déterminant certaines conditions de travail des cadres des collèges d’enseignement général et professionnel pour un poste de classe 6, l’échelle de traitement applicable allant d’un minimum de 84 101 $ à un maximum de 112 133 $par année.

Exigences

FONCTIONS
Sous l’autorité du (de la) Directeur(trice) des services financiers, le (la) titulaire de ce poste:

Pour le Collège:

• Organise et contrôle les activités placées sous sa responsabilité de manière à offrir un excellent service tout en respectant les échéanciers et les contraintes.
• Collabore à la définition des objectifs et des priorités, à l’élaboration des politiques et à la mise en oeuvre des procédés administratifs, des procédures et des directives qui en découlent.

Plus précisément pour le secteur de l’Approvisionnement:

• Planifie et évalue toutes les activités requises pour assurer le bon fonctionnement de la chaîne d’approvisionnement du collège, notamment les acquisitions de biens, de services et les travaux de construction, la réception des marchandises, le courrier, la gestion des inventaires et l’aliénation des biens.
• Supervise, planifie et coordonne le travail des employé(e)s placé(e)s sous sa responsabilité.
• Assure une gestion intégrée des processus d’approvisionnement et de passation des contrats.
• Procède aux études et analyses requises concernant les conditions du marché en s’assurant d’optimiser les coûts liés à l’approvisionnement (conditions de marché, achats regroupés, etc.).
• Aide les différents départements dans la préparation des devis pour fins d’appels d’offres, procède à ces appels d’offres, analyse les soumissions, négocie et approuve les commandes d’achat, de biens, de services et de travaux de construction.
• Joue un rôle de conseil auprès des gestionnaires et employé(e)s en donnant des renseignements et de la formation, dans une approche de service à la clientèle, afin de permettre une meilleure compréhension des exigences réglementaires.
• Surveille la nouvelle réglementation relative au cadre normatif, revoit les processus en conséquence, et avise et forme les personnes concernées par le processus d’approvisionnement.
• Coordonne, le cas échéant, les activités des comités de sélection en lien avec les appels d’offres.
• Assure la publication et la reddition de comptes requises en vertu du cadre normatif.
• Aliène les biens et équipements excédentaires dans le respect des politiques en vigueur.
• Collabore avec la personne responsable de l’application des règles contractuelles.
• Représente le Collège dans des comités internes et externes ou auprès d’organismes s’intéressant aux questions relatives à l’approvisionnement et à la gestion contractuelle (ex.: Sous-secrétariat aux marchés publics).
• Maintient à jour la sécurité garantissant que seules les personnes autorisées ont accès aux documents des appels d’offres.

Plus précisément pour le secteur des Services financiers:

• Propose les écritures d’ajustement de fins de période.
• Contribue à la production des états financiers trimestriels en rassemblant les renseignements nécessaires.
• Supervise les écritures reliées au budget.
• Remplace au besoin le (la) Directeur(trice) des services financiers.
• Dirige la mise en oeuvre de la modernisation du processus d’A & F.
• Aide le contrôleur dans la surveillance de la sécurité et de l’intégrité des systèmes.
• Coordonne le processus et dirige l’équipe des Finances dans la fermeture trimestrielle et annuelle des périodes de rapport du Collège.
• Supervise et revoit tous les rapports financiers, y compris le Rapport financier annuel (RFA), les rapports financiers trimestriels et tous les rapports financiers ponctuels exigés.
• Collabore avec le Département des systèmes d’information et de la technologie au développement d’améliorations aux systèmes d’information et coordonne la participation du département à la mise en oeuvre des modifications.
• Tient à jour les dossiers comptables et la documentation appropriés étayant les transactions financières du Collège et veille à ce que des contrôles internes soient bien en place.
• Agit à titre de première personne-ressource avec l’institution financière du Collège, avec les représentants financiers du Ministère ainsi qu’avec les vérificateurs externes du Collège.
• S’assure que le Collège respecte la totalité des lois, règlements et directives portant sur la gestion financière.
• Interprète et applique les règlements du Ministère en matière de gestion financière.
• Rédige et négocie des ententes avec des institutions financières portant sur le financement de toutes les opérations du Collège.
• Examine au quotidien la situation de la trésorerie et s’assure de la disponibilité des fonds nécessaires selon les besoins.
• Autorise les décaissements de fonds conformément aux règlements du Collège.
• Supervise les employé(e)s du Département des finances et coordonne toutes les activités reliées à la perception des frais étudiants, aux comptes recevables et payables, à la tenue à jour des personnes ayant pouvoir de signature du Collège ainsi qu’aux activités bancaires et de rapprochement des comptes.
• Participe à des comités ou des réunions à l’intérieur du Collège et à l’externe à la demande du (de la) Directeur(trice) des services financiers ou du (de la) Directeur(trice) général(e).
• Effectue d’autres tâches à la demande du (de la) Directeur(trice) des services financiers.

Profil recherché

QUALIFICATIONS MINIMALES REQUIRES
Éducation et expérience

• Être titulaire d’un baccalauréat avec une spécialisation en rapport avec le poste et avoir trois (3) années d’expérience professionnelle pertinente.
• Détenir une certification en Chaîne d’approvisionnement sera considérée comme un atout.
• D’excellentes aptitudes à communiquer en anglais (écrit, parlé et compréhension) sont exigées.
• Un français fonctionnel (oral et compréhension)
• Posséder un titre comptable (CA, CGA, CMA) en règle ou avoir l’intérêt d’en obtenir un dans le futur.
• Excellentes connaissances et compétences dans l’utilisation de la technologie faisant appel à un environnement Windows avec des logiciels comme MS Word, PowerPoint, Excel.

QUALIFICATIONS ADDITIONNELLES

• Avoir d’excellentes aptitudes dans différents types de communications écrites tels que politiques, procédures, etc.
• Posséder d'excellentes aptitudes en organisation et en relations interpersonnelles.
• Posséder d'excellentes compétences en analyse et en résolution de problèmes.
• Doit posséder une approche collaborative.
• Doit être dynamique, faire preuve de créativité et avoir le souci du détail.
• Avoir la capacité de diriger et de mobiliser une équipe.
• Doit faire preuve de flexibilité et posséder une grande capacité d'adaptation à différentes situations.
• Avoir une forte éthique de travail et faire preuve de discrétion.

Conditions de travail

Les personnes intéressées sont priées de faire parvenir en ligne leur curriculum vitae, accompagné d’une lettre de présentation décrivant leur motivation et leur compréhension du poste, au moyen de notre site web http://www.cegep-heritage.qc.ca/manitou/ au plus tard le 23 juillet 2023 à 23 h 45.

Veuillez noter que seules les demandes en ligne seront prises en considération.

Seul(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s pour une entrevue seront contacté(e)s. Les candidat(e)s seront tenu(e)s de se soumettre à des tests de sélection. Nous remercions l’ensemble des candidat(e)s de leur intérêt pour ce poste.

Le Cégep Heritage College souscrit à l’accès à l’égalité en emploi pour les personnes visées par la loi, et encourage les femmes, les autochtones, les minorités visibles et ethniques ainsi que les personnes ayant un handicap à présenter leur candidature.