Cégep Heritage College

Description du poste

NUMÉRO DE CONCOURS:
22-23-SS-29

POSTE:
Agent(e) de soutien administratif - Classe I (Remplacement temporaire à temps complet pour une période indéterminée)

DÉPARTEMENT:
Bureau de l'information (Ressources humaines)

SUPÉRIEUR IMMÉDIAT:
Michèle Charlebois

PRÉDÉCESSEUR:
Brenda Séguin

EMPLACEMENT:
325, boul. de la Cité-des-Jeunes, Gatineau (Québec) J8Y 6T3

TYPE D'EMPLOI:
Remplacement temporaire à temps complet pour une période indéterminée.

HORAIRE DE TRAVAIL:
35 heures par semaine
Du lundi au vendredi De 8 h 30 à 16 h 30

SALAIRE:
De 22,36 à 25,00 $ de l'heure

DATE DE DÉBUT:
À déterminer

SOMMAIRE:
Le travail principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à recevoir et à transférer les appels téléphoniques, à accomplir diverses tâches administratives de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et à exécuter des travaux de secrétariat liés aux activités de son domaine d'emploi.

Exigences

TÂCHES:

• Imprime, numérise et photocopie les travaux soumis par les professeurs et, à l'occasion, par autres départements y compris l'administration.
• Imprime, photocopie et relie des manuels.
• Reçoit et transfère les appels téléphoniques entrants.
• Aide à numériser des documents, à les convertir de ou en PDF et à les rendre interactifs.
• Aide à communiquer des événements spéciaux au moyen d'affichages numériques et d'Omnivox.
• Établit les appels interurbains.
• Commande les fournitures de bureau.
• Assure l'entretien courant des photocopieurs et communique avec les entreprises Xerox/Ricoh lorsque des réparations doivent être effectuées.
• Veille à ce que des quantités suffisantes de papier, d'agrafes, etc. soient à la disposition des employé(e)s utilisant les photocopieurs.
• Assure l'entretien courant du télécopieur, distribue les télécopies reçues et commande du papier.
• Reçoit et distribue le courrier, pèse (au besoin) et affranchit correctement le courrier sortant.
• Reçoit les livraisons en provenance d'entreprises de messagerie externes.
• Reçoit les travaux d'étudiant(e)s, y appose un tampon et les distribue.
• Dirige les visiteurs et les étudiant(e)s vers les bureaux pertinents et fournit des renseignements au besoin.
• Vérifie périodiquement le solde de l'affranchisseuse et fait au besoin une demande d'argent pour cet appareil.
• Affecte les boîtes postales aux nouveaux professeurs en fonction de la liste fournie.
• Tient un système de classement à jour conformément au système de classification du Collège.
• Tient un inventaire à jour des fournitures de bureau.
• Signale tout problème lié à l'édifice au Service des ressources matérielles.
• Suit les procédures établies en cas d'urgence.
• Applique les lignes directrices, procédures et politiques liées au service (par exemple, les lignes directrices concernant les visiteurs, les procédures de premiers soins, etc.).
• Peut être appelé(e) à participer à des activités menées à l'échelle du Collège.
• Agit à titre de remplaçant(e) pour aider à traiter les appels liés aux livraisons.
• Utilise et aide à utiliser le système de notification publique au besoin.
• Utilise différents outils de communication pour faciliter la diffusion de certaines informations au Collège (utilisation d'Omnivox, de téléviseurs, etc.).
• Aide à l'utilisation des procédures d'urgence du Collège (premiers soins, évacuation, etc.).
• Aide les Ressources humaines lorsque cela s'avère nécessaire.
• Au besoin, accomplit toute autre tâche connexe.

Profil recherché

QUALIFICATIONS MINIMALES:

• Doit détenir un diplôme d'études secondaires (DES) dans un domaine approprié, ou un diplôme ou une attestation dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.
• Doit posséder au moins un (1) an d'expérience pertinente.
• Doit posséder de très bonnes compétences en communication en anglais et en français (oral, écrit et compréhension).
• Doit impérativement posséder de l'expérience dans l'utilisation des logiciels Microsoft Office, Teams et Outlook.
• Doit aimer travailler dans un environnement hautement complexe assujetti à un rythme élevé.
• Doit être capable de travailler dans un environnement parfois ambigu.

AUTRES QUALIFICATIONS:

• Doit posséder d'excellentes habiletés en communication, en organisation et en relations interpersonnelles.
• Doit posséder d'excellentes compétences analytiques et en résolution de problèmes.
• Doit être rapide, dynamique, créatif et avoir le souci du détail.
• Doit être en mesure de travailler de façon indépendante avec un minimum de supervision, et de bien travailler en équipe.
• Doit être capable de travailler efficacement dans le respect des échéanciers et de produire des résultats exacts.
• Doit faire preuve de flexibilité et posséder une grande capacité d'adaptation.
• Doit avoir d'excellentes compétences en service à la clientèle.
• Doit avoir une forte éthique de travail et faire preuve de discrétion

Conditions de travail

Les personnes intéressées sont priées de faire parvenir en ligne leur curriculum vitae et une lettre de présentation en se rendant à la page des carrières du site web du collège à l'adresse http://www.cegep-heritage.qc.ca/manitou/.

Au-dessus de l'affichage, cliquez sur "Postuler". Vous pourrez créer votre compte et télécharger votre CV et votre lettre de présentation.

Veuillez noter que seules les demandes en ligne seront prises en considération.

Les candidat(e)s seront tenu(e)s de se soumettre à des tests de sélection. Seul(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s pour une entrevue seront contacté(e)s.

Le Cégep Heritage College souscrit à l'égalité en emploi pour les personnes visées par la loi et encourage les femmes, les autochtones, les minorités visibles et ethniques ainsi que les personnes ayant un handicap à présenter leur candidature.