Office municipal d'habitation de Montréal

Description du poste

Offre de poste permanent

Technicien(nne) en gestion de documents et d’archives

Vous êtes à la recherche de nouveaux défis qui rejoignent vos valeurs sociales?

Vous êtes sensible à l’amélioration des conditions de vie des personnes défavorisées?

Vous aimez relever les défis?

L’Office municipal d’habitation de Montréal est à la recherche de vos talents!

Qui sommes-nous?

Présent dans le paysage montréalais depuis plus de 50 ans, l’OMHM est un organisme à but non lucratif de plus de 900 employés qui gère le plus grand parc immobilier de logements HLM et abordables, ainsi qu’un réseau de 11 résidences ENHARMONIE.

Travailler pour l’OMHM, c’est grandir dans un climat de travail sain qui place l’humain au cœur des décisions. C’est aussi mettre votre expertise à profit pour améliorer les conditions de vie de plus de 55 000 personnes à faible revenu. Nous offrons des avantages sociaux des plus concurrentiels : mobilité interne, télétravail, horaires variables, etc. Qui de mieux que vos futurs collègues pour vous parler de votre rôle parmi nous? https://www.omhm.qc.ca/fr/emplois/services-generaux.

Plus qu’un emploi, faites carrière à l’OMHM! Nous sommes :

Une organisation dans l’action qui encourage à faire les choses autrement;

Une organisation qui prône le travail d’équipe et les valeurs humaines.

Nous offrons :

Possibilité de télétravail en mode hybride, selon la politique en vigueur;

Possibilité d’horaire flexible et comprimé (9 jours sur 10 et/ou 4 jours sur 5);

Environnement riche de diversité et d’inclusion;

Philosophie de conciliation travail-famille;

Programme d’assurances collectives adapté aux besoins individuels et familiaux;

Vacances et divers congés sociaux compétitifs;

Régime de retraite parmi les meilleurs sur le marché (prestation déterminée);

Programme de référencement;

Programme de gestion de carrière et de développement des compétences;

Programme de promotion de la santé et de mieux-être (énergie cardio, PAEF, semaine de mieux-être);

Du plaisir et des défis!

Nature de l’emploi

Sous la supervision du directeur concerné, le travail du titulaire consiste à effectuer, à partir de normes et de procédés définis, des tâches variées relatives à la gestion de documents actifs, semi actifs et inactifs.  Le titulaire participe à l’élaboration, l’implantation et la mise à jour du calendrier de conservation et des plans de classement de documents.  De plus, il voit à l’application de procédés de conservation par les unités administratives, de même qu’à la cueillette de données, leur organisation et leur présentation de façon systématique.

Exemples de responsabilités :

Voit à l’application des normes et procédés en gestion de documents relatifs au classement, au déclassement et aux outils de repérage.

Participe à l’élaboration, l’implantation et la mise à jour du calendrier de conservation, des plans de classement permettant l’identification, l’indexation, la codification et le classement de documents selon les normes établies et de l’inventaire des documents de l’OMHM.

Utilise les outils informatiques spécialisés en gestion de documents et archives – logiciel ADHOC -.  Contribue au développement, à la mise à jour et à l’entretien de ces outils.  Gère leur application en déterminant avec son supérieur immédiat les accès aux systèmes.  Utilise tout autre outil informatique nécessaire à la réalisation des projets, contribue à la recherche et aux essais d’outils appropriés.

Organise et anime des activités de formation destinées aux responsables du déclassement dans les unités administratives.  Assure le support et le suivi auprès des unités administratives. Fournit la documentation requise en fonction des politiques établies.

Procède à la rédaction de procédures, de guides d’utilisation ainsi qu’à leur mise à jour.  Rédige des documents explicatifs ou informationnels et dessine des plans simples d’aménagement de dépôts de documents locaux.

Participe à l’établissement des délais de conservation en identifiant des catégories de documents, s’assure d’obtenir des avis légaux ou financiers avant de fixer les délais.

Procède au tri et à l’élimination des documents en fonction du calendrier des délais de conservation établi.

Achemine et valide les formulaires de transfert aux unités administratives. Prépare ou participe à la préparation du contenu des boîtes en vue de leur transfert au dépôt des documents semi actifs ou aux archives, en épure le contenu, identifie, classe les dossiers et les documents.

Vérifie la conformité des boîtes, soulève, déplace, range et classe les boîtes selon les adresses de conservation attribuées en fonction du système.

Assure l’archivage des documents ayant une valeur permanente selon le calendrier de conservation de l’OMHM.

Lorsque requis, supporte le travail des stagiaires ou employés affectés à des tâches connexes.

Applique en fonction des normes corporatives, un programme de protection des documents essentiels et confidentiels.

Effectue toute autre tâche connexe.

Profil recherché :

Détenir un diplôme d’études collégiales spécialisées en techniques de la documentation ou un certificat universitaire en gestion des documents administratifs et des archives.

Posséder au moins deux (2) années d’expérience dans un poste comparable.

* Des équivalences de formation et expériences sont reconnues

Compétences et habiletés recherchées

Bonne connaissance des nouvelles technologies de l’information et des logiciels appropriés à son domaine.  Aptitudes à utiliser efficacement les logiciels de bureautique tels que ADHOC, Windows, Excel, Access, Word, internet. Connaissance de base de l’anglais.

Salaire annuel : 47 691 $ à 59 612 $

Lieu de travail : 400, boulevard Rosemont, Montréal, Québec, H2S 0A2

Postulez maintenant!

Si un travail d’impact et un rôle clé qui permet de faire une différence au quotidien vous intéresse, postulez avant le 08 janvier 2023 en suivant le lien :

 https://carriere.omhm.qc.ca/default.

L’Office municipal d'habitation de Montréal encourage la diversité au sein de ses équipes et invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature. 

Nous remercions toutes les personnes ayant soumis une candidature. Nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues.