Municipalité d'Upton

Description du poste

• Assister le directeur général et le maire dans leur rôle en facilitant le travail administratif et en s’assurant que les demandes soient traitées avec rapidité exactitude et efficacité.
• Coordonner les rendez-vous de la direction générale, les communications aux clients et l’agenda de la direction;
• Filtrer les appels téléphoniques et répondre aux demandes ou réacheminer les appels au besoin;
• Tenir à jour l’agenda du maire et des élus, confirmer les rendez-vous et les activités publiques, suivre le calendrier des événements, incluant les divers comités et instances du conseil;
• De sa propre initiative ou à la demande du directeur général, exécuter des recherches, compiler des données et préparer des documents qui seront étudiés et présentés par la direction et/ou les membres du conseil;
• En étroite collaboration avec la direction générale, les comités exécutifs du Conseil municipal et les responsables des secteurs d’activités municipaux, tenir à jour un calendrier stratégique à long terme des objectifs liés aux grands enjeux et des priorités pour l’avenir.
• Participer à l’élaboration, à l’implantation et à l’application des procédures et politiques relevant de la direction;
• Préparer et acheminer diverses correspondances en soutien à la direction générale;
• Veiller au respect des différents échéanciers relatifs à la préparation des séances du conseil pour tous les secteurs d’activités de la Municipalité;
• Collaborer avec le greffier adjoint à la préparation des ordres du jour, des documents nécessaires aux séances du conseil et à la rédaction des procès-verbaux;
• Rédiger les procès-verbaux des réunions du conseil ou d’autres réunions, au besoin;
• Agir à titre de responsable administratif du comité municipal de sécurité civile et à ce titre, coordonner l’ensemble des activités du comité, la rédaction et la mise à jour du Plan municipal de sécurité civile ainsi qu’à la formation des responsables de missions;
• Assister le coordonnateur des mesures d’urgences à l’établissement des procédures d’alerte et à leur communication aux responsables de mission ainsi qu’à la population, participe avec le coordonnateur des mesures d’urgences à l’établissement et au suivi de procédures favorisant la bienveillance de l’organisation municipale de sécurité civile;
• Veiller à la qualité de la langue française pour toutes les communications de la Municipalité incluant le site internet et les médias sociaux;
• Collaborer à la révision, la mise à jour et la publication des appels d’offres;
• Assister à l’ouverture des soumissions afin d’en rédiger des procès-verbaux, au besoin;
• Collaborer à la publication et la tenue à jour du SÉAO;
• Acheminer les communications aux élus et rédiger des communications pour les élus;
• À la demande de la direction générale, assumer, des tâches reliées aux achats et assister les responsables aux achats, pour tous les secteurs d’activités de la Municipalité;
• Agir à titre de secrétaire d’élection substitut lors de la tenue d’élections et de référendums municipaux;
• Assister le directeur général adjoint à l’administration de la paie, des comptes fournisseurs et des comptes recevables;
• Entrer des factures à payer;
• Sous la supervision du directeur général adjoint, exécuter l’ensemble des activités liées à la paie;
• Administrer les contrats d’assurances générales et responsabilité civile, assurer la protection de la Municipalité dans ses sphères d’activités et assurer la gestion adéquate du risque;
• Recevoir les réclamations adressées à la Municipalité ou signifiées à celle-ci et en assurer le suivi auprès des personnes concernées : procureur, assureur et autres;
• Participer à l’administration et suivi des contrats de la direction générale;
• Effectuer des inscriptions à des événements ou formations à la demande de la direction, pour tous les employés
• Remplacer la personne à la réception, au besoin;
• En l’absence de l’adjointe administrative-réceptionniste, effectuer les encaissements des paiements de citoyens venant régler leurs factures à la réception;
• Effectuer toutes autres tâches connexes.

Exigences

• Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration ou en technique bureautiques;
• Cinq (5) années d’expérience pertinente à la fonction;
• Excellente capacité de rédaction, maitrise de la langue française (orale et écrite);
• Maitrise des logiciels de la suite Office (Word, Excel, …)
• Capacité d’analyse, sens de l’organisation, de l’autonomie et de la discrétion;
• Bonne capacité d’adaptation et de travailler sous pression;
• Sens poussé du service à la clientèle et entregent;
• Connaissance de l’environnement politico-légal d’une municipalité.

Profil recherché

• La personne retenue doit posséder un sens accru du leadership, des compétences interpersonnelles développées et fait preuve d’autonomie et de flexibilité.
• Bonne aptitude à travailler en équipe et est orientée vers les résultats.

Conditions de travail

• Supérieur immédiat: Directeur général
• Catégorie d’emploi: Employé de bureau, soutien administratif et technique
• Statut d’emploi: Poste permanent à temps plein (36 heures par semaine)
• Rémunération: La Municipalité offre un salaire et des avantages sociaux compétitifs en fonction des compétences et selon l’expérience du candidat
• Entrée en fonction: Le début de l’emploi est prévu le plus rapidement possible

Si le défi vous intéresse, veuillez faire parvenir votre curriculum vitae au plus tard le 6 avril 2020, par courriel : [email protected] ou par la poste, à l’adresse ci-dessous :

 

Offre d’emploi Municipalité d’Upton

Johanne Bellerose-Messier, CRHA

238, 4^e Avenue

Saint-Anicet (Québec) J0S 1M0

 

La Municipalité  souscrit aux principes d’égalité en emploi. Seules les candidatures retenues seront contactées pour une entrevue. Le masculin est utilisé afin d’alléger le texte.