Fédération des cégeps

Description du poste

Découvrez la Fédération des cégeps!   La Fédération des cégeps est le regroupement volontaire des 48 collèges publics du Québec. Elle a été créée en 1969 dans le but de promouvoir le développement de la formation collégiale et des cégeps.    Elle agit comme porte-parole officiel et lieu de concertation des cégeps, à qui elle offre des services en matière de pédagogie, d’affaires étudiantes, d’affaires internationales, de formation continue et de services aux entreprises, de financement, de ressources humaines, d’évaluation de la scolarité, d’affaires juridiques, de technologies de l’information, de recherche, de négociation et de relations du travail. La Fédération des cégeps représente les collèges pour la négociation des conventions collectives.   Joignez-vous à notre équipe dynamique dès maintenant!

 

 

Technicien ou technicienne en administration

Poste en mode hybride

 

La Fédération des cégeps est à la recherche d’une personne pour combler un poste de technicien ou technicienne en administration, afin de joindre son équipe, à la Direction des services administratifs.

 

Nature du travail

 

Sous l’autorité du directeur des services administratifs et la supervision de deux professionnels, le rôle principal de la personne titulaire du poste consiste à effectuer des travaux techniques à caractère administratif requis pour les activités courantes de la direction et du personnel professionnel du service. Le travail implique l’organisation et le suivi de nombreuses réunions ainsi que plusieurs tâches associées aux affaires matérielles de la Fédération. Elle assume principalement les fonctions suivantes :

 

Volet administratif

• Assurer le soutien administratif, logistique et technique aux travaux de la direction, concevoir et rédiger des documents, de la correspondance, des projets de lettres, des mémos, des présentations, et autres documents administratifs;
• Assurer le soutien technique à la préparation des dossiers de la direction, recueillir des informations, et préparer des résumés;
• Gérer l’agenda du directeur ou de la directrice, effectuer des réservations en lien avec les déplacements du personnel de la direction;
• Assurer la planification et l’organisation logistique et technique des réunions et événements en présence et à distance et assurer les suivis afférents;
• Tenir à jour le calendrier des activités et des échéanciers de la direction, effectuer les rappels nécessaires et s’assurer que les échéanciers sont respectés;
• Effectuer le suivi des décisions administratives;
• Effectuer la mise à jour régulière de documents (listes de comités et de membres, calendriers, etc.);
• Assister aux réunions internes, lorsque requis, et s’assurer des suivis qui relèvent de sa compétence auprès des différentes parties;
• Effectuer les activités de facturation reliées aux activités de la direction et contribuer selon les besoins aux suivis de la facturation des autres directions;
• Proposer des outils de suivi, de collaboration et de gestion dans une perspective d’amélioration de l’efficience des opérations administratives de la Direction;
• Peut être appelé à participer à la coordination du travail du personnel de soutien impliqué dans la réalisation d’opérations dont il est responsable;
• Au besoin, accomplir toutes autres tâches connexes.

Volet affaires matérielles

• Assurer le suivi de plusieurs dossiers relatifs aux affaires matérielles et reliés à l’application des politiques, procédures et processus sous la responsabilité de la direction;
• Effectuer des commandes et les suivis nécessaires auprès de fournisseurs externes de la Fédération;
• Répondre aux demandes du personnel associées aux affaires matérielles et assurer le suivi;
• Planifier les tâches et effectuer les suivis requis auprès du personnel d’entretien;
• Concevoir, gérer et tenir à jour différentes listes.

Exigences

• Diplôme d’études collégiales en administration ou en techniques de bureautique, ou un diplôme jugé équivalent;
• De trois (3) à cinq (5) années d’expérience pertinente;
• Avoir une excellente maîtrise des logiciels de la suite Office et MS 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SharePoint)
• Excellente maîtrise du français à l’oral comme à l’écrit.

Profil recherché

• Avoir un bon sens de l’initiative, démontrer des capacités d’adaptation et être autonome;
• Démontrer un excellent sens de l’organisation, des méthodes de travail efficaces et une capacité à coordonner plusieurs opérations simultanément;
• Très bonnes capacités de rédaction;
• Avoir la capacité de travailler en soutien à plusieurs personnes;
• Bon esprit d’équipe et aisance dans les relations interpersonnelles.

Conditions de travail

• Poste en mode hybride : télétravail avec une présence minimale devant être assurée au bureau de Montréal
• Poste régulier
• Poste à temps complet (35 heures par semaine)
• Salaire annuel : de 45 935 $ à 61 322 $, selon la scolarité et l’expérience
• Entrée en fonction : octobre 2022

• Un programme d’avantages sociaux et régime de retraite
• Quatre semaines de vacances annuelles après un an
• Deux semaines de congés payés durant la période des fêtes
• Un horaire d’été
• Différents programmes, notamment : perfectionnement, conciliation travail-famille, aide aux employés et remboursement des frais associés à des dépenses relatives à l’activité physique et aux soins de santé
• Accès facile en transport en commun