Diocèse de Québec | École catholique de Québec

Description du poste

Un milieu de travail humain et dynamique   Les Services administratifs, dirigés par l’économe diocésain mandaté par l’archevêque, assurent la gestion administrative de la Corporation de l’archevêque catholique romain de Québec et apportent leur soutien aux paroisses, notamment dans les départements suivants : département des fabriques, département de l’informatique, assurances collectives et fonds de pension.   Joignez-vous dès maintenant à notre équipe!

 

 

Secrétaire - Services administratifs

Temps plein / Télétravail hybride

 

Sommaire du poste

 

Les services administratifs du Diocèse de Québec sont à la recherche d’une personne passionnée et polyvalente pour joindre leur équipe. Sous la supervision de la direction des services administratifs, la personne exécutera des tâches de secrétariat stimulantes et variées au sein des différents départements des services administratifs (comptabilité, informatique, soutien aux fabriques, assurances et fonds de pension, évènements).

 

Principales responsabilités

 

Tâches administratives diverses

• Assure la gestion du courrier postal et électronique.
• Assure la circulation des renseignements à l’interne et à l’externe.
• Rédige, transcrit et prépare des documents divers.
• Assure la mise à jour de certains documents.
• Prend des notes lors de réunions (selon les besoins).
• Établit des ordres de priorité dans le traitement des dossiers et procède à l’analyse de certains documents. Au besoin, élabore des recommandations.
• Fait la réception des appels téléphoniques (transmet les messages, fournit les informations requises, répond aux demandes de renseignements).
• Effectue les saisies de données requises ; gère certaines bases de données.
• Effectue du travail général de bureau, tels que l’ouverture de dossiers, les photocopies, l’assemblage de documents, l’organisation du classement, et l’archivage des dossiers selon les procédures établies.
• Assure le cheminement de différents documents auprès de membres de comités ou autres regroupements. Maintient un système de suivi et de rappel des activités administratives.
• Gère les inscriptions à différents événements, prépare des listes de participants, effectue le suivi des paiements et effectue des relances.
• Accueille différents publics et assure le soutien logistique de réunions, de présentations et/ou d’événements spéciaux.
• Recherche sur internet ou ailleurs des informations pertinentes au travail et les transmet à qui de droit. Au besoin, prépare un rapport synthèse de celles-ci. Identifie les documents pouvant répondre à des besoins d’information et en assure la diffusion.

Tâches relatives à la comptabilité

• Effectue des opérations à caractère administratif comme le classement et l’archivage informatique, le suivi des factures clients et fournisseurs, saisies informatiques, préparation de reçus, etc.)
• Collabore à la gestion des dépôts des dons et à la facturation avec le service de la comptabilité.

Effectue à l’intérieur de son champ de compétence toute autre fonction non spécifiquement prévue à la présente description ou demandée par son supérieur immédiat.

Profil recherché

• Formation collégiale en bureautique ou toute discipline en lien avec le poste.
• Posséder au minimum 3 années d’expérience pertinente.
• Excellente connaissance du français écrit et parlé.
• Maîtrise des logiciels dans un environnement Windows ( suite office 365, TEAMS).
• Très bon sens de l’organisation, de la gestion des priorités et du temps. Autonomie et efficacité dans la réalisation des tâches. Assurer et préserver la confidentialité. Capacité de travailler en équipe et de maintenir des relations interpersonnelles harmonieuses.
• Volonté de mettre ses compétences au service de l’Église diocésaine.

Conditions de travail

• Horaire de travail de 32,5h/semaine (lundi au vendredi)
• Télétravail hybride
• Salaire horaire entre 17,76$ et 24,01$ selon années d’expérience.
• 4 semaines de vacances (après 1 an), assurances collectives (après 3 mois), fonds de pension (après 700h)